Scrum 團隊最常見的溝通障礙

在 Scrum 框架下遇到衝突該怎麼辦?常見的三大溝通障礙:不願承認、組織壓力、架構問題。以下將分析這些障礙對個人和團隊的影響,並提供解決方法。

Scrum的3大溝通障礙,就是我不想講話、我不想講話、我不想講話。

個人因素:恐懼與自我保護心態

曾經遇到一位寫iOS的工程師,在針對一個功能準備要排入迭代時,他的反應特別激動,即時當下找來他的主管、設計、需求單位的同仁,他都堅持這個功能不必開發, 反而不斷的詢問我們有什麼理由要做這個功能,有什麼數據證明用戶要這個功能?

最後是他的同學兼同事聽了受不了,才詢問為什麼他不做,他才老實說出「我不會做」這句話,由於「我不會做」變成他還要花時間學,他怕他跟不上,因此,像是這種個人因素也是很容易造成雙方溝通的阻礙 ,要花費相當多的時間進行溝通,而且也不一定能問出最終的原因。

他之所以逃避,是擔心新功能涉及他不熟悉的技術,進而影響專案進度(或丟臉)。這類情況下,Scrum Master 應該:

  • 建立心理安全感:讓成員不怕承認不足。
  • 提供學習資源:協助成員快速提升技能。

組織因素:對壓力的逃避或推卸

當遇到壓力時,往往有些成員不想面對。 例如在一個新的專案準備要讓這個團隊進行分配任務時,成員可能會開始提了很多問題,最後變成了情緒上的發言,但追根就底,可能是團隊某些成員不想去面對。

例如,Android團隊原本都在用Jave來寫,但公司技術長決定新的項目開始使用Kotlin來開始,因此,又要學習且又要運用在重要的產品上,造成某部份成員的不想面對,此時,就需要開始溝通,讓他們知道公司也明白這個會有學習曲線和風險。

因此,公司在開發時間上也是給予很大的彈性讓成員去學習,不會太過要求程式上的早期品質,因此一定要明白為什麼成員不想面對,找出問題點,不然在實際開發運作時,會發生很大的風險。此時,Scrum Master 必須:

  • 明確說明:如學習時間、時程調整等。
  • 降低早期品質要求:讓成員有時間適應新技術。

組織架構:資訊流通不暢,造成溝通斷層

在組織上,每個部門、團隊的規格有大有小,有些人會覺得自己在較小的團隊、或是依附在別的部門之下,專門做小範圍的功能,會感受到地位的差別,或在與上級或是平級單位在溝通時,可能都會被約束,也可能直接在訊息的傳遞時受到了忽略。

而這樣的組織架構要特別注意在溝通時,他們有沒有明顯的沒有收到通知,或是其他單位有沒有忽略了他們,不然在訊息的溝通上,會是一個很大的隱憂,為避免這種情況,Scrum Master 可以:

  • 使用協作工具:如 Confluence 或 Jira,公開進度與決策。
  • 定期同步資訊:透過站會、跨部門會議保持透明度。

Scrum 團隊中,溝通障礙不可避免,但透過建立心理建設可以幫大家減壓一下,強化資訊透明等方法,所以,Scrum Master 能做的事很多,要盡量去做。

常見問題

如何建立一個開放的工作環境,讓團隊成員能夠無顧慮地表達自己?

透過建立一對一、一對多的安全溝通環境。

面對組織變革時,有哪些有效策略可以幫助團隊成員適應新技術或新工作方式?

提供足夠的培訓和資源(簡單講就是時間)、建立變革小組以及慶祝「一點點的小進步和成功」,來幫助團隊成員適應變革。

如何改善大型和小型團隊之間的溝通,確保訊息暢通且每個人都感覺到被重視?

建立跨功能團隊、使用協作工具和定期舉辦全員會議(Team building也行啦),來促進不同團隊間的溝通和理解。

如果,真的有溝通問題……

唯一解法,就是定時、定點討論特定範圍的內容,還有利用「非同步溝 通」,例如,在Slack上留言、在JIRA單上留言等等方式,因為工程師有時候真的不想跟你說話。

要深入了解 Scrum Master 證照?請參考:Scrum Master證照怎麼考?

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