流程圖，每個人都能學會的「理清思路」工具

流程圖，聽起來像是工程師或產品經理才會用到的東西？其實不然，只要是需要「把事情講清楚」的時候，流程圖都能幫上大忙。跟朋友約吃飯，大家意見分歧時，畫一張簡單的流程圖，就能讓「隨便」變成「有共識」；工作上跟同事討論新功能，與其用文字來回確認，不如畫一張圖，讓大家看著同一張圖討論，省時又省力。

這篇文章，我用「煎蛋」當例子，帶你一步步看懂流程圖是怎麼畫的、怎麼越改越完整，以及怎麼用它來跟團隊溝通——就算你不是產品經理，也一定聽得懂。

什麼是流程圖？

簡單說，流程圖就是把「做一件事的步驟」用圖形畫出來。它不關心這件事有多厲害，而是關心：第一步做什麼？做完之後會發生什麼？如果出錯了怎麼辦？

畫成圖之後，不管是自己整理思路，還是跟別人討論，大家都能看著同一張圖，不會各說各話。

接下來，我將以「煎蛋」為例子，說明一個流程圖是怎麼開始畫的。

流程圖怎麼畫？

第 1 步：畫個大概就好（像小朋友講的流程）

一開始畫流程圖，通常就是最簡單的版本，就像你問一個小朋友「怎麼煎蛋？」，他會說：

拿起鍋子→ 打開火 → 煎蛋

這個版本沒錯，但太簡單了，實際做起來會遇到一堆問題。

第 2 步：開始加入「如果…就…」

第一版的流程圖畫完之後，你會開始想：

• 如果鍋子是髒的怎麼辦？
• 如果油不夠怎麼辦？

所以第二版會加入「判斷」，就像下圖中，先問「鍋子乾淨嗎？」如果「不乾淨」，就先清洗；如果是「乾淨」的，就繼續下一步。

但這一版還有個漏洞：清洗完鍋子之後，沒有再檢查一次是不是真的乾淨了。

第 3 步：加上「重複檢查」

所謂的「循環」，就是「反覆確認直到沒問題為止」。清洗完鍋子之後，流程會回到「鍋子乾淨嗎？」這個問題，如果還是髒，就再洗一次，直到乾淨為止。

這就像你真的在廚房煎蛋時，會看一眼鍋子，覺得不乾淨就再刷一下，刷完再檢查——直到滿意為止。

第 4 步：你覺得好像完整了

到了這個版本，你可能會覺得：「嗯，我想得應該夠仔細了。」但建議這時候，找個旁邊的同事或朋友，請他「照著圖走一遍」。

你可能會發現：
咦，你這裡寫「打蛋」，但如果蛋打下去是壞的怎麼辦？
你沒有說要開抽油煙機耶。

這就是為什麼要找人看，因為你自己想的，總會有盲點。

第 5 步：可以拿出來跟大家討論了

修改完第四版的問題後，這張圖看起來已經很完整了，你可以把它印出來、貼在白板上，開始跟團隊一起討論。

這時候大家會開始問：

• 瓦斯爐壞了怎麼辦？
• 蛋沒了怎麼辦？
• 誰負責買蛋？

這些問題都很重要，但通常不是畫圖的人一開始就會想到的。

第 6 步：真正動手做，才發現更多問題

到了實際做的時候，就像程式要跟另一個系統對接（技術上叫「串接API」）——你才會發現：

• 鍋子型號不對，不能用
• 火候控制不了
• 食譜上寫的「中小火」到底是多大？

這時候你可能要回去跟所有人重新討論，微調流程圖，這不是失敗，而是正常過程，流程圖本來就是在討論和實作中，一次次改進的。

第 7 步：如果你要跟全世界溝通

前面六版，我們都在用口語和簡單符號畫流程圖，但如果今天你要把這張「煎蛋流程圖」拿給一個不會說中文的人看，怎麼辦？

這時候就需要國際標準了。

流程圖有一套全球通用的符號規則，叫做 ISO 5807：

• 橢圓形代表「開始」和「結束」
• 矩形代表「一個步驟」
• 菱形代表「判斷／決策」
• 箭頭代表「下一步去哪裡」

如果把我們煎蛋的流程圖換成這套標準符號，任何人，不管是美國人、日本人、工程師還是廚師，都能看懂你在畫什麼。

如果你還要標示「誰」來做這些事（例如：小明負責開火、小美負責打蛋），可以再用 BPMN 的泳道圖，把不同人的任務分開畫，分工更清楚。

對大部分日常溝通來說，用最簡單的方塊和箭頭就夠了。
但知道有這套標準，當你需要跟外部合作、寫正式文件時，就不會無所適從。

用什麼畫流程圖？

我個人很推薦 draw.io，它是一個免費的線上工具，有Google帳號就能登入使用。

• 左邊是圖形庫，選你要的圖形（方塊、菱形、箭頭等）
• 拖到畫布上，再用箭頭連接起來，就完成了
• 如果你想讓圖「好看一點」，還可以調整顏色、大小、旋轉

如果你的老闆是那種「圖好不好看比邏輯對不對重要」的人，那你可以在 draw.io 裡把顏色調漂亮、線條拉直，他會很滿意。

我的流程圖步驟

1. 先想清楚「為什麼要畫」

你是要跟老闆報告？還是要跟工程師討論技術細節？用途不同，畫的細節程度就不同。

2. 先用文字寫下來，不要急著畫圖

如果是全新的流程，我會先用文字寫一遍步驟。
如果是改原有的流程，我會實際操作一遍，邊做邊記下來。

先把文字順過兩三次，確認沒有遺漏，再開始畫圖。這樣才不會畫到一半才發現「啊，我漏了一個步驟」。

3. 流程圖要「從上到下、整整齊齊」

人類看東西的習慣是從上到下、從左到右，所以流程圖最好也由上往下畫，除非你的流程很短，可以從左到右。

另外，線條不要亂繞、圖形不要重疊，整齊的圖，大家一看就懂；亂七八糟的圖，大家看了會頭痛。

流程圖是「大家一起討論的工具」

畫好流程圖只是第一步，更重要的是如何利用它來促進團隊之間的有效溝通，以下是幾個實用技巧，幫助你在流程圖基礎上解決問題：

1. 討論前，先說清楚「這張圖要幹嘛」

不要直接把圖丟出來說「大家看看」，要先說：

• 這張圖是要討論「結帳流程」還是「會員註冊」？
• 今天我們要決定的是什麼？
• 希望會議結束時達成什麼共識？

2. 說明「這張圖是建立在什麼假設上」

例如：

這張圖是假設「用戶已經把商品放進購物車」，我們只討論「從結帳到付款成功」這一段。如果前面的部分也有問題，我們之後再討論。」

這樣大家就知道範圍在哪裡，不會亂扯。

3. 用顏色或框框，把重點標出來

如果有一個步驟特別容易出錯，或是需要特別注意，就用紅色框起來。
如果不同步驟是不同部門負責的，就用不同顏色區分。

例如在會員註冊流程中，把「驗證失敗時怎麼辦」用紅色標出來，工程師就會特別注意那個邏輯。

4. 鼓勵大家提問，特別是這三種問題

• 工程師問：這樣做，我做得到嗎？技術上有沒有問題？
• 需求單位問：這樣做，真的解決了用戶的問題嗎？
• 設計師問：用戶用起來會不會覺得麻煩？

一次只討論一小段，不要一次塞太多，大家會消化不了。

5. 把流程圖當「活的」工具，邊討論邊改

討論中有人提出意見，就直接在圖上標記或修改，例如有人說「結帳時選支付方式不夠直覺」，你就立刻在那個步驟旁邊寫個註解，或是當場拉出一個新的分支。

這樣大家才會覺得「討論是有用的」，而不是講完就忘了。

6. 討論結束時，總結「接下來要做什麼」

最後一定要說清楚：

• 哪些部分要再改？
• 誰負責改？什麼時候改完？
• 需不需要再開一次會？

例如：我們大家都同意新增一個「驗證用戶資料」的步驟，這個由後端工程師負責，下週二完成，到時候我們再看一次。

我對流程圖的想法總結

流程圖不是一張靜態的圖，它是你跟團隊溝通、一起思考、逐步推進事情的工具。

畫得整齊、邏輯清楚，只是基本功，真正厲害的是，你能用它讓大家看著同一張圖、說同一種語言、往同一個方向前進。

希望這篇文章對你有幫助，不管是煎蛋還是做產品，都能畫出一張讓大家看得懂、用得上的流程圖。

延伸知識：流程圖其實有國際標準

你可能不知道，流程圖其實有兩套國際標準：

• ISO 5807：定義了基礎符號——矩形是步驟、菱形是判斷、箭頭表示順序。這套標準從1980年代就存在，到今天依然是全球通用的「流程圖語言」。
• BPMN：全名是「業務流程模型和符號」，適合畫跨部門協作的流程圖。它用「泳道」區分誰負責什麼，在大型專案或複雜商業流程中很常用。

對產品經理來說，不需要死記所有符號。只要團隊看得懂、邏輯沒漏洞，用最基本的方塊和箭頭就足夠了。標準是幫你溝通，不是給你添麻煩的。

流程圖的常見問題

要深入了解產品經理的基本職責和角色，請參考我們的詳細指南：產品經理是什麼？是產品的總負責人。